КОТЭС провёл квартальное планирование производственной загрузки компании

В последние два дня марта КОТЭС Инжиниринг впервые провела выездное планирование с участием всех отделов компании.

Это позволило прийти к общему видению по реализации проектов и составить чёткий план достижения общих целей. В КОТЭС в таком формате планирование на квартал прошло впервые. В мероприятии участвовали все производственные отделы, юридический отдел, руководители проектов и их заместители и помощники, а также лидлинки всех кругов компании — в том числе непроизводственных, таких как маркетинг, отдел кадров и другие.

«Идея провести квартальное планирование в таком формате родилась давно, — рассказала лидер команды по планированию, ведущий экономист отдела управления проектами Алена Краснова. – Всегда важно было увидеть перегрузку отделов, препятствия и ограничения, чтобы находить решения и прорывные мероприятия. Но у нас не было инструмента для этого».

Сначала команда попробовала провести планирование на доске Miro, как делают многие Agile-команды. Но инструмент оказался не привычен, и команда придумала свой формат, создав формы для заполнения и итоговые сводные таблицы в обычном Excel.

На сессии планирования сначала прошла презентация каждого проекта в соответствии с бизнес-контекстом компании. Затем команды проектов просмотрели графики реализации и разбили их по задачам. После чего каждый сотрудник заполнил свою загрузку на квартал по проектам, в которых он участвует, с учётом дополнительных задач, отпусков, командировок и обучения. В результате, получилась чёткая картина по каждому проекту: кто на каком проекте занят, где загрузка специалистов пересекается.

«Нам ещё предстоит доделать финальные дашборды, но я уже очень довольна результатом работы. Мы увидели основной показатель: в каком объёме на каком проекте задействовать ресурс. Во второй день планирования мы выявляли «перегруз» и «недогруз» отделов и нашли варианты решений для их оптимизации работы. Если это было возможно, переносили загрузку или планировали субподряд, — рассказала Алена Краснова».

В результате, каждый участник процесса получил полную картину работы всей компании как единого целого. Смог пообщаться с коллегами из смежных отделов, и увидеть, что неравномерность загрузки или сложности бывают у всех и вполне решаемы. Полученный план должен помочь КОТЭС Инжиниринг более строго выдерживать сроки проектов, дать каждому возможность понимать, что от него зависит и — в идеале — работать в комфортном темпе. Ближайшие три месяца покажут, удалось ли достичь этих целей, и помогут усовершенствовать методику для планирования третьего квартала.